পাঁচটি ট্যাবের প্রতিটি কলাম কী কাজে লাগে, কোথায় আপনি লিখবেন আর কোথায় শিট নিজে হিসাব করবে। সব উদাহরণে একটিই নমুনা পণ্য ধরা হয়েছে: কোড TP01, রঙ লাল, লেন্থ 42, বুক 38। আপনার পণ্য যা-ই হোক, নিয়ম একই।
পুরো কাজ এক নজরে
মাল কেনাPurchases→অর্ডার নেওয়াOrders ও Order Items→Confirmedপণ্য আলাদা করে রাখা→Deliveredস্টক কমে গেল→Paidটাকা হাতে এল
ফেরত এলে: পণ্য দেখে নিয়ে Status = Cancelled
Products ট্যাব বাকি সব ট্যাব থেকে তথ্য টেনে স্টক ও গড় খরচ নিজে হিসাব করে। তাই আপনি শুধু নিজের ঘরগুলো ঠিকভাবে লিখলেই হয়।
রং দেখে চিনুন কোথায় লিখবেন
নীল হেডারসাদা ঘর। আপনি লিখবেন।
ধূসর হেডারহালকা ধূসর ঘর। শিট নিজে হিসাব করে, ছোঁবেন না। ভুলে এডিট করতে গেলে সতর্কবার্তা আসবে।
কমলা হেডারশুধু Order Items-এর Unit Cost। এটা ফর্মুলা, কিন্তু অর্ডার Confirmed হলে আপনাকে Paste special > Values only করতে হবে।
লাল ঘরকিছু একটা ঠিক নেই। কারণ ও সমাধান লাল ঘর মানে কী অংশে।
Products: পণ্য ও স্টকের তালিকা
একটি সারি মানে একটি ডিজাইনের একটি রঙ ও একটি মাপ। একই ডিজাইনের নীল রঙ বা অন্য মাপ হলে নতুন সারি লাগবে।
Photo আপনি
পণ্যের ছবি।ঘর সিলেক্ট করে Insert > Image > Image in cell।
Code আপনি
আপনার নিজের কোড, যেমন TP01।
Name আপনি
পণ্যের নাম।
Category আপনি
ড্রপডাউন থেকে বাছুন: Three-piece, Saree, Kids, Other।নতুন ধরন লাগলে নিজে টাইপ করা যায়।
Color আপনি
রঙ বা প্রিন্টের নাম, যেমন Red, Floral।
Length, Chest আপনি
দৈর্ঘ্য ও বুকের মাপ, সংখ্যা বা FREE।মাপ না থাকলে বা অন্য ধরনের সাইজ হলে যা লাগে তা-ই লিখুন, অথবা FREE।
SKU অটো
Code, Color, Length, Chest জোড়া লেগে বড় হাতের অক্ষরে তৈরি পণ্যের পরিচয়। যেমন TP01-RED-42-38।অন্য ট্যাবে পণ্য বাছার সময় এটাই দেখাবে। দুই সারির SKU এক হলে ঘর লাল হয়।
Price আপনি
প্রতি পিসের বিক্রয়মূল্য, যেমন 2,500।০ বা তার বেশি সংখ্যা ছাড়া নেবে না।
Purchased অটো
এ পর্যন্ত মোট কত পিস কিনেছেন। Purchases ট্যাবের Qty যোগ করে আসে।
Avg Cost অটো
প্রতি পিস কিনতে গড়ে কত খরচ পড়েছে। বিভিন্ন দামে কেনা হলেও সঠিক গড় বের করে।
Reserved অটো
Confirmed অর্ডারে যত পিস আলাদা করে রাখা আছে।
Delivered অটো
Delivered অর্ডারে যত পিস চলে গেছে।
Adjust আপনি
নষ্ট, ছেঁড়া বা হারানো পণ্য বাদ দেওয়ার জন্য। ফাঁকা মানে ০।নিয়ম নিচের বক্সে।
Available অটো
এখন বিক্রির জন্য আসলে কত পিস আছে।
Stock অটো
Out (০ বা কম, লাল), Low (১ বা ২, হলুদ), OK (৩ বা বেশি)।
উদাহরণ: Available কীভাবে আসে
Available = Purchased − Reserved − Delivered + Adjust
২০ কেনা, ৩ Confirmed, ৩ Delivered, Adjust ফাঁকা → ২০ − ৩ − ৩ = ১৪, Stock = OK
Adjust-এর নিয়ম
ঋণাত্মক সংখ্যা (যেমন -1): নষ্ট, হারানো বা বিক্রির অযোগ্য পণ্য।
ধনাত্মক সংখ্যা: শুধু হাতে গুনে বাড়তি মাল পেলে। ফেরত পণ্যের জন্য কখনো ধনাত্মক Adjust দেবেন না। ফেরত মানে Status = Cancelled, তাতেই স্টক ফিরে আসে। ধনাত্মক দিলে দুবার গোনা হবে।
Adjust জমা হয়ে চলে। আগে -1 থাকলে আরও ২টি নষ্ট হলে -3 লিখুন।
প্রিন্টেড বা মাল্টিকালার কাপড়
প্রতিটি আলাদা চেহারার জন্য আলাদা সারি, আর Color ঘরে সেটার নাম লিখুন।
Code
Color
Length
Chest
SKU (অটো)
TP05
Floral
42
38
TP05-FLORAL-42-38
TP05
Red-Blue
42
38
TP05-RED-BLUE-42-38
এতে প্রতিটির স্টক আলাদা গোনা হয়।
Purchases: কেনার খাতা
সরবরাহকারীর কাছ থেকে যা কিনছেন তা এখানে লিখুন। এখান থেকেই Products জানে কত স্টক এল আর গড় খরচ কত। একই পণ্য যতবার ইচ্ছা, ভিন্ন দামে, নতুন সারিতে লেখা যায়।
Date আপনি
কেনার তারিখ।
SKU আপনি
ড্রপডাউন থেকে বাছুন।পণ্যটি আগে Products-এ থাকতে হবে। তালিকার বাইরের কিছু নেবে না।
Qty আপনি
কত পিস কিনলেন। ০-এর বেশি হতে হবে।
Unit Cost আপনি
প্রতি পিসের দাম।
Extra Cost আপনি
এই কেনার মোট বাড়তি খরচ, যেমন পরিবহন। না থাকলে ফাঁকা।
Supplier আপনি
Supplier 1/2/3 থেকে বাছুন, নতুন নামও লেখা যায়।
Total অটো
Qty × Unit Cost + Extra Cost।
উদাহরণ: একই পণ্য দুই দামে
তারিখ
Qty
Unit Cost
Extra
Total
২০ অক্টোবর
10
1,000
100
10,100
২৫ অক্টোবর
10
1,200
—
12,000
গড় খরচ = (১০,১০০ + ১২,০০০) ÷ ২০ = ১,১০৫ প্রতি পিস
এটা Products-এর Avg Cost-এ নিজে থেকে বসে যায়। আপনার কিছু করতে হয় না।
Orders: অর্ডারের মূল তথ্য
একটি অর্ডার মানে একটি সারি। কে কিনল, কোথায় যাবে, অবস্থা কী, টাকা এসেছে কি না।
Date আপনি
অর্ডারের তারিখ।
Order ID আপনি
যেমন ORD-001।একই ID দুবার দিলে শিট নেবে না।
Customer, Address আপনি
গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা।
Phone আপনি
১১ সংখ্যার মোবাইল নম্বর, যা 013 থেকে 019 দিয়ে শুরু, যেমন 01712345678।অন্যভাবে লিখলে নেবে না।
Status আপনি
Pending, Confirmed, Delivered, Cancelled। নিচে অর্থ দেওয়া আছে।
Payment আপনি
COD, bKash, Nagad বা Bank।
Paid? আপনি
Unpaid বা Paid।COD অর্ডার Unpaid-ই থাকবে, যতক্ষণ না Pathao-র টাকা সত্যিই হাতে আসে।
Delivery Charge আপনি
গ্রাহকের কাছ থেকে নেওয়া ডেলিভারি চার্জ। ফ্রি হলে ০।
Pathao Cost আপনি
Pathao যে কুরিয়ার খরচ কেটে রাখে।
Tracking ID আপনি
কুরিয়ারের ট্র্যাকিং নম্বর।
Items Total অটো
এই অর্ডারের সব আইটেমের বিক্রয়মূল্যের যোগফল (Order Items থেকে)।
Items Cost অটো
ওই আইটেমগুলোর কেনা-খরচের যোগফল।
Net Profit অটো
এই অর্ডারের লাভ। হিসাব নিচে।
Status-এর অর্থ
Pendingগ্রাহক বলেছে, কিন্তু এখনো নিশ্চিত নয়। স্টকে কোনো প্রভাব নেই।
Confirmedনিশ্চিত। প্যাকিং, পাঠানো সহ ডেলিভারির আগের সব অবস্থা। পণ্য আলাদা করে রাখা হয় (Reserved)।
Deliveredগ্রাহক পেয়ে গেছে। স্টক স্থায়ীভাবে কমে গেল।
Cancelledবাতিল বা ফেরত। রাখা পণ্য আবার Available হয়ে যায়।
উদাহরণ: Net Profit
Pending বা Confirmed হলে লাভ ০।
Delivered হলে = Items Total − Items Cost + Delivery Charge − Pathao Cost।
Cancelled হলে = −Pathao Cost (শুধু কুরিয়ার খরচটাই লোকসান)।
৭,৫০০ − ৩,৩১৫ + ১০০ − ৮০ = ৪,২০৫
রং যা দেখবেন
Status ঘরে রং বদলায় (Pending কমলা, Confirmed নীল, Delivered সবুজ, Cancelled ধূসর)। আর Delivered কিন্তু Unpaid হলে পুরো সারি লাল হয়ে থাকে, যাতে বাকি টাকার কথা মনে থাকে।
Order Items: অর্ডারের ভেতরের পণ্য
একটি সারি মানে একটি পণ্য (SKU), আর Qty মানে সেই পণ্যের কত পিস। একই অর্ডারে একই পণ্যের ৩ পিস হলে এক সারি, Qty = 3। দুটি আলাদা পণ্য হলে দুই সারি।
Order ID আপনি
কোন অর্ডারের পণ্য। ড্রপডাউন থেকে বাছুন।অর্ডারটি আগে Orders ট্যাবে লিখে নিতে হবে।
SKU আপনি
কোন পণ্য। ড্রপডাউন থেকে বাছুন।
Qty আপনি
কত পিস। ০-এর বেশি।Pending অর্ডারে স্টকের চেয়ে বেশি দিলে ঘর লাল হয়।
Unit Price আপনি
এই অর্ডারে প্রতি পিস কত দামে বিক্রি করছেন। ডিসকাউন্ট দিলে এখানে কম দাম লিখুন।
Unit Cost ফর্মুলা, পরে Values
প্রতি পিসের কেনা-খরচ। প্রথমে Products-এর Avg Cost থেকে আসে।Confirmed হলে নিচের নিয়মে স্থির করতে হয়।
Status অটো
ওই অর্ডারের Status, Orders থেকে।
Line Total অটো
Qty × Unit Price।
Line Cost অটো
Qty × Unit Cost।
Unit Cost স্থির করবেন কীভাবে
Unit Cost ফর্মুলা থাকলে পরে নতুন ক্রয়ে Avg Cost বদলালে পুরনো অর্ডারের লাভও বদলে যেত। তাই প্রতিটি অর্ডার Confirmed হলে খরচটা স্থির করে নিতে হয়।
অর্ডার Confirmed করার আগে Products-এ Available দেখে নিন।
অর্ডার Confirmed হলে ওই অর্ডারের Unit Cost ঘরগুলো সিলেক্ট করে কপি করুন (Ctrl+C)।
একই ঘরে Paste special > Values only দিন (Ctrl+Shift+V, ম্যাকে Cmd+Shift+V)। এতে ফর্মুলা সরে শুধু সংখ্যা থাকবে।
পরে SKU বা Qty বদলালে Unit Cost আবার দেখে নিন।
মনে করিয়ে দেওয়ার লাল ঘর
Confirmed বা Delivered অর্ডারের Unit Cost ফাঁকা থাকলে বা এখনো ফর্মুলা থাকলে ঘরটি লাল হয়। লাল হলে বুঝবেন Values only করা বাকি।
Dashboard: সারসংক্ষেপ
এখানে কিছু লিখতে হয় না, শুধু দেখার জন্য। উপরে ৮টি কার্ড, নিচে স্টকের টেবিল আর চারটি চার্ট।
Total SalesDelivered অর্ডারে পণ্য বেচে মোট কত। কেনা-খরচ বাদ দেওয়া নেই, ডেলিভারি চার্জও নেই।
Order Profitসব অর্ডারের লাভ (বিক্রি − কেনা-খরচ + ডেলিভারি চার্জ − Pathao খরচ)। বিজ্ঞাপন, প্যাকিং ইত্যাদি খরচ ধরা নেই।
Pending Ordersএখনো নিশ্চিত হয়নি এমন অর্ডার।
Confirmedপাঠানোর অপেক্ষায় থাকা বা পথে থাকা অর্ডার।
Delivered but Unpaid (count)ডেলিভারি হয়েছে কিন্তু টাকা আসেনি, এমন অর্ডারের সংখ্যা। ০-এর বেশি হলে লাল।
Delivered but Unpaid (amount)ওই অর্ডারগুলোতে কত টাকা পাওনা (পণ্যের দাম + ডেলিভারি চার্জ)। ০-এর বেশি হলে লাল।
Low/Out Stock Itemsকত পণ্যের স্টক কম বা শেষ।
Available Stock Valueহাতে থাকা বিক্রয়যোগ্য স্টকের কেনা-মূল্য। Reserved বাদ।
স্টকের টেবিলে সবচেয়ে কম Available পণ্য আগে আসে (সর্বোচ্চ ১৫টি)। চার্টে দেখা যায় অর্ডারের Status, স্টকের অবস্থা, পেমেন্ট মাধ্যম অনুযায়ী বিক্রি আর SKU অনুযায়ী Available।